Come strutturare un contratto di produzione internazionale e consigli per le PMI italiane in India

Nell’economia globale, alla base del successo delle partnership internazionali nel settore manifatturiero ci sono obiettivi chiari, una profonda comprensione reciproca e accordi precisi. Un contratto di produzione tra imprese di diversi Paesi che sia ben strutturato, non solo dà forma al rapporto di partnership, ma protegge entrambe le parti da rischi, garantisce la qualità e rende prevedibili e perciò maggiormente gestibili i costi.

Termini essenziali di un contratto di produzione

Ecco una guida rapida ai termini e alle considerazioni essenziali per redigere un contratto di produzione.

Durata del contratto

La durata del contratto definisce il periodo del contratto, le condizioni di rinnovo e le cause di risoluzione. È fondamentale trovare un equilibrio tra solidità affidabilità e flessibilità.

• Durata iniziale e termini di rinnovo: indicare chiaramente il periodo iniziale del contratto, specificando se si tratta di una partnership a breve o lungo termine e delineare eventuali termini di rinnovo automatico. Includere una clausola di rinnovo può semplificare la continuità senza necessità di rinegoziazione.
• Avviso di recesso: definire il periodo di preavviso richiesto per il recesso dal contratto, evitando interruzioni improvvise. Ad esempio, richiedere un preavviso di 90 giorni per consentire una transizione senza impatti operativi immediati.
• Consiglio: scegliere i termini in base alla stabilità della domanda prevista e alle tendenze di mercato. Se la domanda è volatile, termini più brevi con opzioni di rinnovo possono offrire maggiore flessibilità.

Esclusività

Le clausole di esclusività stabiliscono se il cliente o il produttore detiene diritti esclusivi, utili per costruire alleanze strategiche o limitare la concorrenza.

• Esclusività del cliente o del produttore: questa clausola specifica se il cliente è l’unico acquirente o se il produttore produce esclusivamente per un unico cliente.
• Vantaggi e svantaggi: l’esclusività può garantire lealtà e ridurre i rischi della concorrenza, ma può anche limitare l’accesso al mercato e la flessibilità del business.

Consiglio: valutare l’esclusività in base ai volumi richiesti e alla forza del marchio. Per un cliente con un alto volume di ordini, ottenere l’esclusività può rafforzare l’impegno del produttore.

Quantità e previsioni

I contratti di produzione devono definire chiaramente le quantità, specialmente per la pianificazione a lungo termine.

• Impegni di volume: specificare le quantità minime di ordine per garantire che entrambe le parti siano consapevoli della capacità e degli obblighi produttivi.
• Rolling forecast: redigere rapporti finanziari che, basandosi su dati storici, elaborano previsioni future su ordini, guadagni o spese. Questo strumento permette di fare stime regolari e aggiornate, fornendo una base per pianificare la produzione in modo accurato e intervenire tempestivamente in caso di variazioni o problemi futuri.

Consiglio: le previsioni devono essere realistiche e adattabili. Ad esempio, è possibile strutturare i rolling forecast non vincolanti su un arco di 12 mesi, aggiornandoli trimestralmente per rispondere alle fluttuazioni della domanda.

Processo di ordine di acquisto

Il processo di ordine e i tempi di consegna devono essere trasparenti e funzionali

• Tempi per gli ordini di acquisto: definire i tempi necessari per presentare gli ordini e ottenere le approvazioni.
• Rifiuto degli ordini: specificare le condizioni in cui gli ordini potrebbero essere respinti, specialmente se superano le quantità previste o non rispettano gli standard qualitativi pattuiti.

Consiglio: stabilire soglie chiare per le modifiche agli ordini. Ad esempio, consentire al produttore di rifiutare ordini che superano significativamente le previsioni, a meno che non siano soddisfatte condizioni specifiche.

Termini di consegna

I termini di consegna stabiliscono le modalità con cui i prodotti vengono spediti, trasferiti e gestiti durante il trasporto.

• Termini di spedizione (es. FOB, EXW): questi termini definiscono il momento in cui il rischio e la proprietà dei beni passano dal produttore all’acquirente. L’utilizzo degli Incoterms è sempre una buona scelta.
• Dovere di custodia: specificare di chi sia il dovere di custodia dei prodotti e il momento del trasferimento della proprietà minimizza i rischi di perdita o danni durante il trasporto.

Consiglio: valutare i termini di consegna in base alle capacità logistiche e alla posizione dei clienti. I termini Free On Board – FOB offrono maggiore controllo agli acquirenti che gestiscono il trasporto; Ex Works – EXW può essere più adatto per i produttori che trasferiscono la propria responsabilità nella fase iniziale.

Conformità doganale e import/export

La conformità alle normative internazionali sul commercio è essenziale per evitare di essere esposti a responsabilità legali.

• Documentazione e classificazione: assegnare la responsabilità per la gestione della documentazione doganale e la classificazione dei beni.
• Dazi e conformità: specificare a carico di quale parte sono i dazi e le tasse di import/export per evitare costi imprevisti.

Consiglio: collaborare con esperti di conformità doganale per gestire le normative in diverse giurisdizioni, assicurando che le responsabilità di ciascuna parte siano ben definite e che i ritardi doganali siano evitati.

Prezzi

I termini relativi al prezzo offrono stabilità ed evitano costi inattesi.

• Struttura dei prezzi: definire i prezzi base, gli sconti per volume e i periodi di preavviso per eventuali modifiche.
• Clausole di adeguamento: prevedere modifiche ai prezzi basate su fattori come aumenti dei costi delle materie prime, con un preavviso specifico.

Consiglio: utilizzare strutture di prezzo che riflettano la volatilità della catena di approvvigionamento. Ad esempio, considerare una revisione semestrale dei termini di prezzo in mercati con forti fluttuazioni nei costi delle materie prime.

Termini di pagamento

I termini di pagamento riducono i rischi di flusso di cassa.

• Pagamenti a obiettivi (milestone payments): specificare quando i pagamenti devono essere effettuati e se sono legati ad azioni specifiche, come un deposito all’ordine e il saldo alla consegna.
• Penali per ritardi nei pagamenti: prevedere sanzioni per ritardi nei pagamenti per garantire transazioni puntuali.

Consiglio: scegliere termini di pagamento che bilancino le esigenze di flusso di cassa. Pagamenti anticipati o depositi possono aiutare i produttori a coprire i costi di produzione, mentre termini di credito prolungati possono sostenere la liquidità dell’acquirente.

Qualità del prodotto e ispezioni

Standard di qualità chiari sono fondamentali per soddisfare le aspettative dei clienti ed evitare costosi resi o cancellazioni.

• Standard di qualità: definire i difetti del prodotto comunque accettabili e le certificazioni richieste (es. standard ISO).
• Diritti di ispezione: concedere all’acquirente il diritto di ispezionare i prodotti per verificare gli standard di produzione prima della spedizione.

Consiglio: implementare ispezioni regolari e parametri di qualità. Ispezioni casuali garantiscono il rispetto degli standard, mentre la definizione dei difetti accettabili riducono la possibilità che insorgano controversie.

Garanzie

Le clausole di garanzia proteggono l’acquirente se i prodotti non rispettano gli standard di qualità.

• Periodo di garanzia e copertura: specificare la durata della garanzia e cosa copre in caso di difetti di prodotto.
• Rimedi per difetti: definire come gestire i difetti, ad esempio tramite riparazioni, sostituzioni o crediti.

Consiglio: estendere le garanzie in base al ciclo di vita del prodotto e alle esigenze dell’acquirente. Le garanzie dovrebbero allinearsi al ciclo di vita tipico del prodotto per garantire la soddisfazione del cliente.

Stampi e attrezzature

La proprietà di stampi e attrezzature è cruciale per prodotti costosi o di proprietà.

• Proprietà e manutenzione: specificare chi rimane proprietario degli stampi e chi è responsabile della loro manutenzione e sostituzione.
• Allocazione dei costi: determinare se il costo degli stampi viene ammortizzato nel tempo o pagato in anticipo.

Consiglio: assicurarsi la titolarità dei diritti di proprietà degli stampi. Per prodotti unici, gli acquirenti potrebbero voler possedere gli stampi per mantenere il controllo sui progetti.

Diritti di proprietà intellettuale (“IP”)

Proteggere i diritti di proprietà intellettuale è essenziale per salvaguardare il business.

• Proprietà dell’IP: chiarire ogni questione intorno alla titolarità dell’IP.
• Restrizioni d’uso: limitare l’uso dell’IP all’ambito del contratto di produzione per prevenire violazioni dei diritti di IP.

Consiglio: definire chiaramente i diritti IP in ogni giurisdizione. Utilizzare consulenti IP per proteggere relativi diritti sia nel Paese dell’acquirente sia in quello del produttore.

Assicurazione

L’assicurazione protegge entrambe le parti da potenziali responsabilità e rischi legati ai prodotti.

• Requisiti di copertura: specificare i tipi di assicurazione, come la responsabilità generale e quella sui prodotti, oltre che fissare importi minimi di copertura.

Consiglio: valutare l’adeguatezza della copertura in base al tipo di prodotto e ai requisiti di mercato. Prodotti ad alto rischio potrebbero richiedere una copertura maggiore per mitigare i potenziali danni.

Limitazioni di responsabilità

Limitare la responsabilità è un modo per proteggere entrambe le parti da richieste eccessive.

• Esclusioni e limiti di responsabilità: definire esclusioni per danni indiretti e fissare massimali finanziari per evitare richieste eccessive di risarcimento.

Consiglio: stabilire i limiti in base alle perdite stimate. Considerare i danni massimi relativi ai valori tipici degli ordini e alle responsabilità contrattuali.

Risarcimento

Questa clausola individua la responsabilità per richieste di risarcimento derivanti da difetti, violazioni di proprietà intellettuale o altre problematiche.

• Ambito del risarcimento: definire gli obblighi di risarcimento di ciascuna parte, in particolare per quanto riguarda la violazione della proprietà intellettuale e la responsabilità sui prodotti.

Consiglio: definire le clausole di risarcimento con il supporto di esperti legali.

Riservatezza

La riservatezza protegge da un accesso indesiderato ad informazioni sensibili dell’azienda e previene la concorrenza sleale.

• Non-disclosure, non-use e non-circumvention (c.d. accordi NNN): queste clausole impediscono l’uso o la condivisione non autorizzata di informazioni riservate.

Consiglio: i termini di riservatezza devono essere applicabili nelle giurisdizioni coinvolte. Introdurre clausole di riservatezza valide sia nei mercati nazionali sia in quelli internazionali.

Diritti di cessazione

Le clausole di cessazione delineano le condizioni per l’uscita dal contratto, garantendo opzioni definite per entrambe le parti.

• Condizioni di cessazione: stabilire opzioni di cessazione volontaria e condizioni specifiche per la cessazione immediata in caso di gravi violazioni.

Consiglio: consentire flessibilità per l’uscita di entrambe le parti. Includere termini per transizioni agevoli nel caso in cui la cessazione diventi necessaria a causa di eventi imprevisti.

Risoluzione delle controversie

Un meccanismo ben definito di risoluzione delle controversie previene contenziosi lunghi e costosi.

• Processo di risoluzione: definire metodi preferiti come mediazione, arbitrato o contenzioso giudiziale, e stabilire la giurisdizione competente.

Consiglio: utilizzare l’arbitrato per ridurre costi e tempi nella risoluzione delle controversie. L’arbitrato in una sede neutrale può prevenire contenziosi complessi.

Comprendere e negoziare questi termini così essenziali consente alle aziende di redigere accordi che agevolano le operazioni, mitigano i rischi e favoriscono relazioni di successo a lungo termine. Personalizzare ogni termine o clausola in base alle esigenze specifiche garantisce che acquirenti e produttori siano allineati, massimizzando l’efficienza e la collaborazione.

Suggerimenti professionali per investitori e fornitori internazionali che operano in India

I fornitori manifatturieri e gli investitori che collaborano con stakeholder in India dovrebbero considerare di integrare le seguenti prassi nei loro accordi di produzione internazionale:

Strategie di mitigazione del rischio

• Resilienza della catena di approvvigionamento: integrare flessibilità negli accordi per adattarsi a potenziali interruzioni come disastri naturali, problemi geopolitici o pandemie. Questo può includere clausole di forza maggiore e accordi alternativi di fornitura.
• Diversificazione dei fornitori: incoraggiare i produttori a creare una rete di fornitori alternativi per componenti critici, garantendo continuità in caso di problemi con un unico fornitore. Questo riduce la dipendenza da un’unica fonte e mitiga i rischi.

Politiche governative e compliance

• Incentivi del programma “Make in India”: i produttori indiani dovrebbero mantenersi aggiornati sulle politiche governative, come l’iniziativa Make in India, che promuove la produzione locale. Gli accordi dovrebbero includere clausole relative alla conformità (compliance) con le politiche nazionali di produzione e con gli incentivi, potenzialmente riducendo i costi operativi per gli investitori stranieri.
• Conformità alle normative locali: garantire che tutte le pratiche produttive rispettino le normative ambientali, lavorative e di sicurezza più recenti del governo indiano. La mancata conformità potrebbe comportare multe onerose o interruzioni delle attività. Le parti dovrebbero accertarsi della conformità alle leggi locali, con particolare riguardo ai regolamenti sul lavoro e agli standard ambientali.

Considerazioni sulla sostenibilità

• Pratiche di produzione sostenibili: come parte dell’impegno globale per la sostenibilità, gli accordi di produzione internazionale dovrebbero includere clausole di sostenibilità che richiedano ai produttori di utilizzare materiali e processi rispettosi dell’ambiente. Questi potrebbero includere operazioni efficienti dal punto di vista energetico, pratiche di riduzione della produzione di rifiuti e certificazioni di sostenibilità come la ISO 14001. La certificazione ISO 14001 è un insieme di standard, sviluppato dall’ISO (Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione), che definisce le migliori pratiche per le organizzazioni che desiderano ridurre il proprio impatto ambientale implementando un efficace sistema di gestione.
• Clausole sull’economia circolare: considerare l’inclusione di clausole per programmi di recupero dei prodotti o iniziative di riciclaggio, soprattutto per prodotti soggetti a obsolescenza. Questo può rappresentare un punto di forza per gli acquirenti che desiderano allinearsi alle tendenze di sostenibilità.

Integrazione tecnologica e innovazione

• Automazione e smart manufacturing: con l’importanza crescente dell’Industria 4.0, è fondamentale includere nell’accordo disposizioni relative agli aggiornamenti tecnologici. I produttori in India dovrebbero adottare soluzioni di produzione intelligente, che possono migliorare l’efficienza produttiva e la qualità dei prodotti. Queste clausole garantiscono che entrambe le parti rimangano competitive.
• Condivisione dell’innovazione: se l’acquirente possiede tecniche di produzione proprietarie o titolare di innovazioni (brevetti), l’accordo dovrebbe definire chiaramente come gestire, proteggere e monetizzare detta proprietà intellettuale.  Inoltre, prevedere clausole per lo sviluppo congiunto di nuovi prodotti o processi può rappresentare un valore aggiunto significativo.

Risoluzione delle controversie e arbitrato

• Centri di arbitrato neutrali: per gli accordi internazionali, soprattutto quando le parti provengono da diverse giurisdizioni, è cruciale individuare un centro di arbitrato neutrale per la risoluzione delle controversie. L’India offre istituzioni riconosciute a livello internazionale, come l’Indian Council of Arbitration (ICA). Questa scelta è fondamentale, poiché le dispute legali in India possono essere spesso lunghe. Stabilire in anticipo strategie e meccanismi di risoluzione alternativa delle controversie è essenziale per mantenere la stabilità operativa e minimizzare le spese legate al contenzioso.

• Meccanismi di risoluzione multilivello: implementare un meccanismo di risoluzione multilivello, iniziando con discussioni amichevoli ed eventualmente ricorrendo all’arbitrato. Questo approccio consente di risolvere rapidamente le problematiche evitando processi legali lunghi e costosi.

Controllo dei costi e sicurezza dei pagamenti

• Gestione delle fluttuazioni valutarie: poiché i contratti internazionali possono includere pagamenti transfrontalieri, una clausola che affronti le fluttuazioni valutarie e preveda termini di pagamento in valute stabili (come USD o EUR) può prevenire costi imprevisti dovuti alla volatilità dei tassi di cambio.
• Conti di deposito a garanzia (escrow): per garantire che entrambe le parti rispettino gli obblighi finanziari assunti, considerare l’uso di conti escrow per i pagamenti a obiettivi. Questo aggiunge un livello di sicurezza per l’acquirente e garantisce che il produttore disponga dei fondi necessari per completare la produzione.

Gestione del rapporto con i fornitori

• Metriche di performance e KPI: oltre a definire quantità e previsioni, stabilire metriche di performance e KPI per valutare regolarmente le prestazioni del fornitore. Questi indicatori possono includere puntualità delle consegne, standard qualitativi, gestione dei costi e reattività alle variazioni della domanda.
• Programmi di sviluppo per i fornitori: considerare l’inclusione di una clausola per il miglioramento continuo del prodotto, con cui entrambe le parti si impegnano a collaborare per aumentare l’efficienza produttiva, ridurre i difetti e innovare i prodotti. I fornitori potrebbero beneficiare di programmi di formazione e sviluppo offerti dagli acquirenti.

Considerazioni culturali e di comunicazione

• Sensibilità culturale nelle operazioni: sviluppare una sensibilità alle differenze culturali nelle operazioni aziendali, in particolare nella comunicazione e nei processi decisionali, è sempre rilevante per i produttori e gli investitori che entrano in un mercato straniero, poiché un approccio consapevole delle differenze culturali può – più spesso di quanto si pensi – facilitare le negoziazioni e prevenire incomprensioni.
• Canali di comunicazione chiari: stabilire protocolli di comunicazione chiari tra le parti, garantendo trasparenza nelle decisioni e nella risoluzione dei problemi. Designare individui o team specifici per le comunicazioni chiave al fine di evitare ritardi o interpretazioni errate degli ordini e dei requisiti dei prodotti.

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