Other BriefingsPayroll Outsourcing für ausländische Firmen in Indien
Viele KMU-Unternehmen in Indien, darunter auch ausländische Unternehmen, lagern ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste aktiv aus, um den Compliance-Aufwand zu verringern und sich auf die Wachstumsziele ihres Kerngeschäfts zu konzentrieren.
In Indien haben Unternehmen oft Schwierigkeiten, ihre Belegschaft effizient zu verwalten und gleichzeitig die Ausgaben im Griff zu behalten. Compliance-Verpflichtungen und Kosten im Zusammenhang mit Mitarbeitern bereiten ihnen große Sorgen. Digitale Lösungen und die Inanspruchnahme der Dienste professioneller Arbeitgeberorganisationen (PEOs) haben es vielen Unternehmen jedoch ermöglicht, die Belastungen im Zusammenhang mit Personalpflichten und -kosten zu verringern.
Es überrascht daher nicht, dass der Sektor der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den letzten Jahren ein starkes Wachstum erlebt hat. Expertenprognosen zufolge könnte dieser Markt von 11,17 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf 12,01 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 wachsen , was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 7,5 Prozent entspricht. Einige Prognosen gehen davon aus, dass der Markt bis 2028 16,12 Milliarden US-Dollar erreichen wird.
Einer Umfrage der globalen Beratungsfirma Deloitte zufolge delegiert ein erheblicher Teil der Unternehmen weltweit – in Nordamerika, Lateinamerika, EMEA (Europa, Mittlerer Osten und Afrika) und APAC (Asien-Pazifik) – ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an externe Anbieter. Diese Praxis wird auch in Indien immer häufiger angewandt, da Unternehmen die Effizienz ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen steigern möchten.
Die Zentralisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Priorisierung strategischer Initiativen können dazu beitragen, die Datenhaltung zu rationalisieren und eine zeitnahe und genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter in Indien sicherzustellen. Wenn Unternehmen anfangen, Mitarbeiter einzustellen, stehen sie sofort vor einer Vielzahl von Verpflichtungen, wie z. B. Compliance, Gehaltsauszahlung und Arbeitnehmerunfallversicherung. Während größere Unternehmen diese Aufgaben normalerweise spezialisierten Personalabteilungen übertragen, fällt es kleineren oder neueren Unternehmen möglicherweise schwer, die Einrichtung formeller Personalstrukturen zu rechtfertigen. Outsourcing verlagert somit die Personallast auf spezialisierte externe Einheiten, die verschiedene Aspekte des Personalmanagements übernehmen können, darunter Lohn- und Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement und Mitarbeiterschulung.
Globaler Überblick über die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Länderranking
Laut dem Bericht zum Global Payroll Complexity Index (GPCI ) 2023 behält Frankreich seinen Status als das Land mit der höchsten Komplexität in Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung, dicht gefolgt von Deutschland, der Schweiz, Italien und Kanada in den Top 5. Der GPCI-Bericht hebt hervor, dass die Top 10 Länder 29 Prozent komplexer sind als die restlichen 30, wobei Kanada, die Türkei, die Niederlande und die Slowakei die Spitzenplätze belegen, während die Vereinigten Staaten auf den 14. Platz zurückfallen.
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Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Ländern |
Rang ab 2023 |
Rang ab 2021 |
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Frankreich |
1 |
1 |
|
Deutschland |
2 |
4 |
|
Schweiz |
3 |
8 |
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Italien |
4 |
2 |
|
Kanada |
5 |
30 |
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Polen |
6 |
6 |
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Truthahn |
7 |
36 |
|
Niederlande |
8 |
16 |
|
Belgien |
9 |
3 |
|
Slowakei |
10 |
26 |
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Australien |
11 |
21 |
|
China |
12 |
14 |
|
Schweden |
13 |
17 |
|
Vereinigte Staaten |
14 |
10 |
|
Spanien |
15 |
5 |
|
Luxemburg |
16 |
– |
|
Dänemark |
17 |
12 |
|
Finnland |
18 |
20 |
|
Irland |
19 |
33 |
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Tschechien |
20 |
27 |
|
Indien |
21 |
25 |
|
Österreich |
22 |
18 |
|
Großbritannien |
23 |
31 |
|
Philippinen |
24 |
37 |
|
Brasilien |
25 |
19 |
|
Portugal |
26 |
– |
|
Slowenien |
27 |
– |
|
Russland |
28 |
7 |
|
Neuseeland |
29 |
32 |
|
Malaysia |
30 |
29 |
|
Singapur |
31 |
38 |
|
Ungarn |
32 |
– |
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Vereinigte Arabische Emirate |
33 |
40 |
|
Rumänien |
34 |
22 |
|
Mexiko |
35 |
15 |
|
Südkorea |
36 |
24 |
|
Argentinien |
37 |
23 |
|
Japan |
38 |
9 |
|
Hongkong |
39 |
39 |
|
Saudi-Arabien |
40 |
– |
Trotz jüngster Vereinfachungen in den USA bestehen weiterhin Herausforderungen, insbesondere in Szenarien, in denen die Beschäftigung in mehreren Staaten erfolgt. Insbesondere liegen neun der zehn Länder mit der höchsten Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Europa.
Zusammenfassende Ergebnisse des GPCI-Berichts 2023 zur Komplexität der Gehaltsabrechnung
- Frankreich bleibt mit einem Komplexitätswert von 7,96 von 10 das Land mit der höchsten Komplexität für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, was einen Anstieg der Komplexität um 10 Prozent seit 2021 zeigt.
- Indiens Rang in Bezug auf die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung stieg von Platz 25 im Jahr 2021 auf Platz 21 im Jahr 2023, was darauf hindeutet, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den letzten Jahren zugenommen haben.
- Saudi-Arabien erweist sich unter den 40 gelisteten Ländern als das am wenigsten komplexe Land. Dies spiegelt seinen ersten Platz im Index wider, möglicherweise aufgrund der zunehmenden Zahl internationaler Unternehmen, die sich dort niederlassen und eine Anpassung an globale Lohn- und Gehaltsvorschriften erforderlich machen.
- Einige europäische Länder wie Österreich, Ungarn und Polen verlangen eine Mischung aus manueller und digitaler Lohn- und Gehaltsabrechnung, was die Komplexität erhöht und das Fehlerpotenzial birgt.
- Den zweithöchsten Anstieg der Komplexität verzeichnet die Türkei mit einem Plus von 30 Prozent, die Vereinigten Arabischen Emirate verzeichnen mit 50 Prozent den höchsten Anstieg.
- Insgesamt ist zwischen 2021 und 2023 ein leichter Rückgang der Lohn- und Gehaltsabrechnungskomplexität um 6 Prozent zu verzeichnen.
- Die Top 10 Länder sind um 29 Prozent komplizierter als die restlichen 30. Die Hauptfaktoren, die die Komplexität erhöhen, sind obligatorische Abzüge, Berechnungen der Sozialversicherung und verpflichtende Berichtsarten.
- Die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung variiert zwischen den Ländern mit der höchsten Komplexität und den Ländern mit der geringsten Komplexität um 91 Prozent.
- Flexible und automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen sind von entscheidender Bedeutung, um Prozesse zu optimieren und die Einhaltung sich entwickelnder Vorschriften sicherzustellen.
- Um die Komplexität der Gehaltsabrechnung in verschiedenen Ländern zu bewältigen, sind Innovation, Fachwissen und maßgeschneiderte Lösungen erforderlich, um die besonderen Herausforderungen zu bewältigen, die sich aus staatlichen und gesellschaftlichen Strukturen ergeben.
Warum ausländische Unternehmen Lohn- und Gehaltsabrechnung nach Indien auslagern
Angesichts seines Status als eine der am schnellsten wachsenden Volkswirtschaften der Welt besteht für Indien dringender Bedarf, seine Lohn- und Gehaltsabrechnungsverfahren zu vereinfachen. Für ausländische Unternehmen, die in Indien tätig sind, kann die Auseinandersetzung mit den komplizierten und sich ständig ändernden Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften und -anforderungen eine Herausforderung und Verwirrung darstellen und wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, die andernfalls in das Unternehmenswachstum investiert werden könnten. Das Outsourcing von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten stellt in diesem Szenario eine transformative Lösung dar.
Die interne Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert eine sorgfältige Detailarbeit, von der Steuerberechnung bis zur pünktlichen Auszahlung der Gehaltsschecks, und das alles unter Berücksichtigung der dynamischen indischen Gesetze und Vorschriften. Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an kompetente Fachleute können internationale Unternehmen ihre Lohn- und Personalabrechnungs- und Personalvorgänge rationalisieren und so Ressourcen für die Kerngeschäftsfunktionen freisetzen.
Verschiedene Arten von Unternehmen können vom Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung profitieren:
- Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit eingeschränktem Budget: Begrenzte Ressourcen und Budgets können KMU daran hindern, unabhängige, interne Lohnbuchhaltungsabteilungen einzurichten. Das Outsourcing mühsamer Lohnbuchhaltungsaufgaben an qualifizierte Fachkräfte kann zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen führen.
- KMU, die Zugang zu digitalen Lösungen suchen: Der Zugang zu anspruchsvoller Software zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung, die für KMU bei einer internen Implementierung normalerweise über das Budget hinausgeht, wird durch das Outsourcing der Gehaltsabrechnung erleichtert. Dies kann auch den Zugang zu Technologielösungen für abteilungsübergreifende, multifunktionale Managementprozesse subventionieren, die im Leistungspaket externer Anbieter gebündelt werden können.
- Schnell expandierende Unternehmen: Unternehmen mit schnellem Wachstum haben bei der Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung möglicherweise mit Zeit- und Ressourcenbeschränkungen zu kämpfen. Durch Outsourcing können sie sich auf ihre Kerngeschäftsziele konzentrieren und gleichzeitig eine genaue und effiziente Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung gewährleisten.
Wichtige funktionale Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung
- Verbesserte Einhaltung lokaler Arbeits- und Steuergesetze:Durch Outsourcing an lokale Experten wird die Einhaltung von Vorschriften sichergestellt und Unternehmen werden ohne erheblichen Ressourceneinsatz über Änderungen auf dem Laufenden gehalten.
- Optimierte Personalfunktion:Durch die Vereinfachung der Arbeitsbelastung der Personalabteilung kann der Schwerpunkt auf strategische Fragen und Mitarbeiterbeziehungen gelegt werden, wodurch die mit Verwaltungsaufgaben verbundenen Kosten gesenkt werden.
- Kulturelle und kommunikative Barrieren überwinden:Sprachliche und kulturelle Unterschiede stellen für ausländische Unternehmen in Indien eine Herausforderung dar. Die Zusammenarbeit mit einem Lohnabrechnungsanbieter mit lokaler Expertise erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und bietet Echtzeit-Support, um kulturelle Nuancen effektiv zu berücksichtigen.
- Wahrung der Vertraulichkeit und Transparenz:Durch das Outsourcing der Lohnbuchhaltung wird das Risiko von Verstößen gegen den Datenschutz verringert, die Vertraulichkeit gewährleistet und der Zugriff auf Lohndaten auf autorisiertes Personal beschränkt. Die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Anbieter gewährleistet die Einhaltung der Datensicherheit durch sichere Lösungen.
Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften in Indien
Jedes Land hat seine eigenen Lohngesetze und für in diesem Land tätige Unternehmen ist die Einhaltung dieser Gesetze ein Muss. In Indien muss ein Unternehmen je nach Art der Geschäftstätigkeit und Branche möglicherweise unterschiedliche Arbeitsgesetze und Vorschriften einhalten.
Der Registrierungsprozess bei den Zentralregierungsbehörden umfasst:
- Erhalt einer Permanent Account Number (PAN) – erforderlich für die Steuererklärung und die Abgabe der Körperschaftssteuererklärung.
- Erhalt einer Steuerkontonummer (TAN) – erforderlich für den Quellensteuerabzug.
- Anmeldung beim Employee Provident Fund (EPF) und beim Employee Pension Scheme (EPS) – obligatorisch für Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern.
Auf staatlicher Ebene umfassen die lohn- und gehaltsbezogenen Registrierungsprozesse:
- Anmeldung zur Berufssteuer – sofern im jeweiligen Staat zutreffend.
- Anmeldung zur staatlichen Arbeitnehmerversicherung (ESI) – obligatorisch für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern.
- Anmeldung bei der Arbeitsfürsorgekasse – sofern im jeweiligen Staat zutreffend.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei der Gehaltsabrechnung in Indien
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Soziale Sicherheit |
Gehälter und Sozialleistungen für Mitarbeiter |
Industrielle Beziehungen |
Steuerverbindlichkeiten |
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Gesetz über die Arbeitnehmer-Vorsorgekasse und sonstiges, 1952 Gesetz über den Arbeitsfürsorgefonds von 1965 Gesetz über die staatliche Arbeitnehmerversicherung von 1948 Gesetz über die Zahlung von Gratifikationen von 1972 |
Gesetz über die Zahlung von Löhnen, 1932 Mindestlohngesetz von 1948 Bonuszahlungsgesetz von 1965 Mutterschaftsgeldgesetz, 1961 |
Gesetz über die Arbeitnehmervorsorgekasse von 1952 Gesetz über die Zahlung von Abfindungen Gesetz über den Arbeitsfürsorgefonds Gesetz über die staatliche Arbeitnehmerversicherung |
Quellensteuer (TDS) |
Funktionale Verpflichtungen im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung verstehen
Die Vergütung, allgemein als Lohn- und Gehaltsabrechnung bekannt, bezeichnet die finanzielle Vergütung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für ihre erbrachten Leistungen auszahlt. In der Regel wird diese Aufgabe, insbesondere in größeren Unternehmen, von der Buchhaltungs- oder Personalabteilung verwaltet. Bei kleineren Unternehmen können die Eigentümer oder Unternehmer diese Aufgaben selbst übernehmen.
- Erstellen von Organisationsrichtlinien, wie z. B. der Gehaltsrichtlinie, die Leitlinien für die Auszahlung von Urlaubsansprüchen, flexible Leistungen usw. enthält.
- Angabe von Elementen auf der Gehaltsabrechnung, wie z. B. Grundgehalt, variables Gehalt, LTA und HRA.
- Einbeziehung zusätzlicher Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten wie beispielsweise Verpflegungszuschüsse usw.
- Durchführen der Berechnung des Bruttogehalts (einschließlich gesetzlicher und außergesetzlicher Abzüge) zur Ermittlung des Nettogehalts.
- Auszahlung der Mitarbeitergehälter.
- Einreichen von Verpflichtungen wie TDS, PF usw. bei den zuständigen Behörden und Ausfüllen der erforderlichen Anmeldungen.
Im Wesentlichen umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung die Liste der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Dazu gehört die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Berechnung der Vergütung und die Auszahlung von Zahlungen per Scheck oder Überweisung. Alternativ können Unternehmen sich für Cloud-basierte Software oder professionelle Dienste zur Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung entscheiden, wenn sie diese nicht intern abwickeln möchten.
Immer mehr Unternehmen lagern die Lohn- und Gehaltsabrechnung an spezialisierte Unternehmen aus, die auch Aufgaben wie Versicherungen, Sozialleistungen und Steuereinbehalte übernehmen. Fintech-Unternehmen nutzen Technologien, um diese Prozesse zu rationalisieren und bieten eine schnellere und bequemere Lohn- und Gehaltsabrechnung, was insbesondere in Gig- und Outsourcing-Ökonomien von Vorteil ist.
Beim Aufbau ihrer lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilungen in Indien müssen Unternehmen verschiedene Registrierungsverfahren bei den Steuer- und Sozialversicherungsbehörden auf nationaler und bundesstaatlicher Ebene durchlaufen.
Umsetzung des Lohnkodex erwartet
Das indische Parlament hat vier neue Arbeitsgesetze verabschiedet, wartet aber noch auf die Veröffentlichung der Umsetzungsbestimmungen in den indischen Bundesstaaten. Arbeit ist ein paralleles Thema in der indischen Verfassung – das Bundesgesetz bietet einen Modellrahmen, aber die Landesregierungen müssen Umsetzungsrichtlinien erlassen. Die neuen Arbeitsgesetze zielen darauf ab, gerechte Arbeitspraktiken zu etablieren und die Rechte von Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu schützen, indem sie ein Gleichgewicht zwischen dem Wohlergehen der Arbeitnehmer und der Erleichterung der Geschäftstätigkeit in Indien herstellen.
Nach ihrer Umsetzung werden die vier Arbeitsgesetze 29 bestehende Arbeitsgesetze konsolidieren und stellen damit eine lang erwartete Reform dar. Während bestimmte Bestimmungen des Lohngesetzes 2019 (wie etwa diejenigen, die sich auf den zentralen Beirat für Mindestlöhne beziehen ) und des Sozialversicherungskodexes 2020 (bezüglich der Identifizierung von Arbeitnehmern und Empfängern gesetzlicher Leistungen mithilfe der Aadhar-Karte) bereits von der Zentralregierung notifiziert und umgesetzt wurden, steht der Tag des Inkrafttretens der Umsetzung der wesentlichen Bestimmungen der neuen Arbeitsgesetze noch aus.
Unternehmen in Indien müssen sich darauf vorbereiten, die Änderungen hinsichtlich der Einhaltung der Personal- und Gehaltsabrechnungsnormen im Rahmen dieser Vorschriften zu erfüllen.
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