¿Por qué las PYME extranjeras están consideran la externalización de nóminas en la India?

Muchas PYME de la India, incluidas empresas extranjeras, están externalizando activamente sus servicios de nóminas para aliviar la carga que supone el cumplimiento de la normativa y centrarse en los principales objetivos de crecimiento empresarial.

Traducción: Katherine Cheung García

En la India, las empresas encuentran a menudo dificultades para gestionar eficazmente su plantilla y, al mismo tiempo, sus gastos. Las obligaciones de cumplimiento y los costes relacionados con los empleados son preocupaciones importantes para ellas. Sin embargo, las soluciones digitales y la contratación de los servicios de organizaciones profesionales de empleadores (OPE) han permitido a muchas empresas aliviar las cargas asociadas a las obligaciones y los costes de recursos humanos (RRHH).

No es de extrañar, pues, que el sector de la externalización de nóminas haya experimentado una fuerte expansión en los últimos años. Según las previsiones de los expertos, este mercado podría pasar de 11.170 millones de dólares en 2023 a 12.010 millones en 2024, con una tasa de crecimiento anual compuesto (TCAC) del 7,5%. Algunas previsiones apuntan a que el mercado alcanzará los 16.120 millones de dólares en 2028.

Según una encuesta realizada por la consultora global Deloitte, una parte significativa de las empresas de todo el mundo, abarcando Norteamérica, Latinoamérica, EMEA (Europa, Oriente Medio y África) y APAC (Asia-Pacífico), optan por delegar sus tareas de gestión de nóminas en proveedores externos. Esta práctica también es cada vez más frecuente en la India, ya que las empresas tratan de mejorar la eficiencia de sus operaciones de nómina.

Centralizar las operaciones de nóminas y dar prioridad a las iniciativas estratégicas puede ayudar a racionalizar el mantenimiento de registros y garantizar el procesamiento puntual y preciso de las nóminas de los empleados en la India. Cuando las empresas empiezan a contratar empleados, se enfrentan inmediatamente a una multitud de obligaciones, como el cumplimiento de la normativa, la distribución de salarios y el seguro de indemnización de los trabajadores. Mientras que las grandes corporaciones suelen asignar estas tareas a departamentos de RRHH especializados, las empresas más pequeñas o nuevas pueden tener dificultades para justificar el establecimiento de estructuras formales de RRHH. Así pues, la externalización traslada la carga de RRHH a entidades externas especializadas equipadas para gestionar diversos aspectos de la gestión de recursos humanos, como la administración de nóminas, la gestión de prestaciones y la formación de los empleados.

Perspectiva mundial de la complejidad de las nóminas y clasificación por países

Según el informe del Índice Global de Complejidad de la Nómina (GPCI) 2023, Francia mantiene su estatus como el país más complejo para el procesamiento de nóminas, con Alemania, Suiza, Italia y Canadá siguiéndole de cerca en los cinco primeros puestos. El informe GPCI destaca que los 10 primeros países son un 29% más complejos que los 30 restantes, con Canadá, Turquía, Países Bajos y Eslovaquia en los primeros puestos, mientras que Estados Unidos desciende al puesto 14.

A pesar de las recientes simplificaciones en EE.UU., los retos persisten, sobre todo en situaciones que implican el empleo en varios estados. En particular, nueve de los diez países más complejos en materia de nóminas se encuentran en Europa.

Resumen de las conclusiones del informe del GPCI 2023 sobre la complejidad de las nóminas

• Francia sigue siendo el país más complejo para el procesamiento de nóminas, con una puntuación de complejidad de 7,96 sobre 10, lo que muestra un aumento del 10 % en la complejidad desde 2021.
• La clasificación de India en complejidad de las nóminas subió al puesto 21 en 2023 desde el 25 en 2021, lo que indica un aumento de las obligaciones vinculadas al procesamiento de las nóminas en los últimos años.
• Arabia Saudí aparece como el país menos complejo de los 40 clasificados, lo que refleja su debut en el índice, posiblemente debido al aumento de las empresas internacionales que establecen allí sus operaciones, lo que exige la adaptación a la normativa mundial sobre nóminas.
• Algunos países europeos, como Austria, Hungría y Polonia, exigen una combinación de procesamiento manual y digital de las nóminas, lo que aumenta la complejidad y la posibilidad de errores.
• Turquía experimenta el segundo mayor aumento de complejidad, con un incremento del 30%, mientras que Emiratos Árabes Unidos registra el mayor aumento, con un 50%.
• En general, de 2021 a 2023, hay un ligero descenso del 6% en la complejidad de las nóminas.
• Los 10 primeros países son un 29% más complicados que los 30 restantes, siendo las deducciones obligatorias, los cálculos de la seguridad social y los tipos de declaración obligatorios los principales impulsores de la complejidad.
• La complejidad de las nóminas varía en un 91% del país más complejo al menos complejo.
• Las soluciones de nóminas ágiles y automatizadas son cruciales para agilizar los procesos y garantizar el cumplimiento de la normativa en constante evolución.
• Navegar por las complejidades de las nóminas en varios países requiere innovación, experiencia y soluciones a medida para abordar los retos únicos que plantean las estructuras gubernamentales y sociales.

Por qué las empresas extranjeras prefieren externalizar los servicios de nóminas en la India

Dado que la India es una de las economías de más rápido crecimiento del mundo, existe una necesidad acuciante de simplificar sus procedimientos de cumplimiento en materia de nóminas. Para las empresas extranjeras que operan en la India, enfrentarse a las intrincadas y cambiantes normativas y requisitos en materia de nóminas puede resultar complicado y confuso, y consumir tiempo y recursos valiosos que podrían dedicarse al crecimiento de la empresa. La externalización de los servicios de nóminas presenta una solución transformadora en este escenario.

La gestión interna de las nóminas implica una atención meticulosa a los detalles, desde el cálculo de los impuestos hasta la emisión puntual de los cheques de pago, todo ello sin perder de vista las dinámicas leyes y normativas indias. La externalización de los servicios de nóminas a profesionales competentes permite a las empresas internacionales agilizar sus operaciones de nóminas y RRHH, liberando recursos para funciones empresariales básicas.

Varios tipos de empresas pueden beneficiarse de la externalización del procesamiento de nóminas:

• Pequeñas y medianas empresas (PYME) con presupuestos limitados: Los recursos y presupuestos limitados pueden impedir que las PYME establezcan departamentos de nóminas internos e independientes. Externalizar las tediosas tareas de nómina a profesionales cualificados puede suponer un ahorro sustancial de costes y tiempo.
• Las PYME buscan acceso a soluciones digitales: El acceso a sofisticados programas informáticos de automatización de nóminas, cuya implantación interna suele exceder el presupuesto de las PYME, se facilita mediante la externalización del procesamiento de nóminas. Esto también puede subvencionar el acceso a soluciones tecnológicas para procesos de gestión multidepartamentales y multifuncionales, que pueden incluirse en el paquete de servicios de proveedores externos.
• Empresas en rápida expansión: Las empresas que experimentan un rápido crecimiento pueden enfrentarse a limitaciones de tiempo y recursos a la hora de gestionar las nóminas. La externalización les permite centrarse en los objetivos empresariales básicos al tiempo que garantizan una gestión precisa y eficiente de las nóminas.

Principales ventajas funcionales de la externalización de nóminas

1. Mayor cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local: La externalización a expertos locales garantiza el cumplimiento de la normativa, manteniendo a las empresas al día de los cambios sin una inversión significativa de recursos.
2. Racionalización de la función de RRHH: Simplificar la carga de trabajo del departamento de RRHH permite centrarse en cuestiones estratégicas y en las relaciones con los empleados, reduciendo los costes asociados a las tareas administrativas.
3. Superar las barreras culturales y de comunicación: Las diferencias lingüísticas y culturales plantean retos a las empresas extranjeras en la India. Asociarse con un proveedor de nóminas con experiencia local facilita el cumplimiento y ofrece asistencia en tiempo real, abordando los matices culturales con eficacia.
4. Mantener la confidencialidad y la transparencia: La externalización de la contabilidad de nóminas mitiga el riesgo de filtración de datos sensibles, garantizando la confidencialidad y limitando el acceso a los detalles de las nóminas al personal autorizado. Asociarse con un proveedor fiable garantiza el cumplimiento de la seguridad de los datos mediante soluciones seguras.

Cumplimiento de la normativa sobre nóminas en la India

Cada país tiene su propio conjunto de leyes sobre nóminas y, para los empresarios que operan en él, su cumplimiento es imprescindible. En la India, una empresa puede tener que adherirse a diferentes leyes laborales y cumplimientos basados en la naturaleza de las operaciones y la industria.

Los procesos de registro ante las autoridades de la administración central implican:

1. Obtener un número de cuenta permanente (PAN): necesario para la declaración de la renta y la presentación de la declaración del impuesto de sociedades.
2. Adquirir un número de cuenta fiscal (TAN): necesario para retener el impuesto sobre la renta en origen.
3. Afiliación al Fondo de Previsión de los Empleados (EPF) y al Régimen de Pensiones de los Empleados (EPS): obligatorio para las empresas que emplean a más de 20 personas.

A nivel estatal, los procesos de registro relacionados con las nóminas incluyen:

1. 1. Inscripción en el impuesto sobre actividades profesionales, si procede en el Estado en cuestión.
2. Inscripción en el Seguro Estatal de los Trabajadores (ESI) – obligatoria para las empresas con una plantilla de más de 10 miembros.
3. Inscripción en el Fondo de Previsión Laboral – si procede en el estado específico.

Cumplimiento de la legislación en materia de nóminas en la India

Comprendiendo las obligaciones funcionales de la gestión de nóminas

La compensación, comúnmente conocida como nómina, denota la remuneración económica que una empresa desembolsa a su plantilla por los servicios prestados. Normalmente la gestiona el departamento de contabilidad o de recursos humanos, sobre todo en las grandes organizaciones, pero en las empresas más pequeñas los propietarios o empresarios pueden encargarse ellos mismos de estas tareas.

• Crear políticas organizativas como la política salarial, que incluye directrices para el cobro de vacaciones, prestaciones flexibles, etc.
• Especificación de elementos en la nómina, como salario base, salario variable, LTA y HRA.
• Incorporación de elementos adicionales en la nómina, como dietas de comida, entre otros.
• Realizar el cálculo del salario bruto, tanto de las deducciones legales como de las no legales, para determinar el salario neto.
• Desembolso de los salarios de los empleados.
• Presentación de obligaciones como TDS, PF, etc., a las autoridades pertinentes y cumplimentación de los formularios necesarios.

En esencia, las nóminas engloban la nómina de los empleados de una empresa. Esto implica el seguimiento de las horas trabajadas, el cálculo de la compensación y el desembolso de los pagos mediante cheques o depósitos directos. Como alternativa, las empresas pueden optar por un software basado en la nube o por servicios profesionales para gestionar las nóminas si prefieren no hacerlo internamente.

Cada vez más, las empresas subcontratan el procesamiento de nóminas a empresas especializadas que también gestionan tareas como los seguros, las prestaciones de los empleados y la retención de impuestos. Las empresas fintech están aprovechando la tecnología para agilizar estos procesos, ofreciendo un procesamiento de nóminas más rápido y cómodo, lo que resulta especialmente beneficioso en las economías gig y de externalización.

Al establecer sus operaciones locales de pago de nóminas en la India, las empresas deben someterse a diversos procedimientos de registro ante las autoridades fiscales y de la seguridad social, tanto a nivel nacional como estatal.

Se espera la aplicación del Código Salarial

El Parlamento ha aprobado cuatro nuevos códigos laborales en la India, pero se está a la espera de que se publiquen las normas de aplicación en los estados indios. El trabajo es una materia concurrente en la Constitución india: la ley federal proporciona un marco modelo, pero los gobiernos estatales deben publicar directrices de aplicación. Los nuevos códigos laborales pretenden establecer prácticas laborales equitativas y salvaguardar los derechos de empresarios y trabajadores, buscando un equilibrio entre el bienestar de los empleados y la facilitación de las operaciones empresariales en la India.

Una vez implementados, los cuatro códigos laborales consolidarán 29 estatutos laborales existentes, lo que representa un esfuerzo de reforma largamente esperado. Aunque el Gobierno central ya ha notificado y aplicado algunas disposiciones del Código de Salarios de 2019 (como las relativas a la junta consultiva central sobre salarios mínimos) y del Código de Seguridad Social de 2020 (sobre la identificación de empleados y beneficiarios de prestaciones legales mediante la tarjeta Aadhar), aún está pendiente la fecha de entrada en vigor de las disposiciones sustantivas de los nuevos códigos laborales.

Las empresas de la India deben prepararse para hacer frente a los cambios en el cumplimiento de las normas de RRHH y nóminas en virtud de estos códigos.

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