Selezione del personale in India. Le principali considerazioni per le società straniere

Quando si procede con la selezione del personale in un mercato nuovo come l’India, è fondamentale avere una panoramica della forza lavoro e delle normative in materia di occupazione. Questo articolo illustra i punti chiave riguardanti la selezione del personale in India e offre strategie efficaci dal punto di vista economico per le imprese internazionali. Ottimizza il tuo processo di selezione del personale con questi importanti suggerimenti.

L’assunzione di nuovi dipendenti in India comporta importanti considerazioni dal punto di vista finanziario. La preoccupazione principale è il costo del lavoro, che può essere complesso in base alla struttura dei pacchetti retributivi. Oltre al calcolo delle spese per i singoli dipendenti, vi sono ulteriori costi associati al processo di selezione del personale. Questi possono includere le spese di registrazione per la creazione di una società indiana, i servizi legali e contabili per la conformità alle leggi indiane sull’occupazione e sulla tassazione, il tempo dedicato alle attività di assunzione dai selezionatori e dai responsabili delle risorse umane, le commissioni per le agenzie di selezione del personale – in caso di outsourcing, le spese relative all’organizzazione o alla partecipazione ad eventi di incontro fra domanda e offerta di lavoro, i costi della pubblicità per promuovere le posizioni lavorative aperte, le spese di viaggio per i selezionatori di personale che visitano l’India, i potenziali costi di trasferimento per i nuovi assunti e quelli per effettuare il controllo del background tramite un terzo fornitore di servizi.

Prima di intraprendere attività di assunzione in un nuovo Paese, è fondamentale comprendere le dinamiche generali della forza lavoro, nonché le relative normative e i requisiti di conformità. Di seguito illustriamo alcuni punti fondamentali al momento in cui si prevede di selezionare del personale in India e le strategie alternative per ottimizzare i costi di assunzione da parte delle società straniere.

Diritto del Lavoro in India

In base alla Costituzione Indiana, sia il Governo Centrale che quello Statale hanno l’autorità per emanare le opportune leggi per la regolamentazione e la tutela degli interessi dei dipendenti e per favorire le opportunità di lavoro. Varie leggi, come l’Industrial Disputes Act del 1947, il Factories Act del 1948 e gli Shops and Constitutional Acts di determinati stati, sono state promulgate in base a fattori quali il settore delle attività, la natura del lavoro, il numero dei dipendenti, la località e la retribuzione dei dipendenti.

Per semplificare le leggi sul lavoro e migliorare il contesto imprenditoriale del Paese, il Governo Indiano ha introdotto quattro codici del lavoro, accorpando circa 29 leggi. Sebbene questi codici abbiano ricevuto l’approvazione parlamentare e il consenso presidenziale, essi attendono l’entrata in vigore con una notifica ufficiale da parte del Governo Centrale. Fino alla pubblicazione di tale notifica, rimarranno in vigore le leggi sul lavoro esistenti.

Forza lavoro in India

In India, i datori di lavoro hanno accesso a un patrimonio di talenti ben addestrati, con una varietà di soggetti qualificati da valutare per la propria attività. Alcuni dei settori chiave e in crescita in India comprendono la produzione industriale, la tecnologia, l’informatica (IT), l’outsourcing dei servizi alle imprese, la vendita al dettaglio, i servizi finanziari, l’assistenza sanitaria ed il turismo. Inoltre, la disponibilità di talenti nelle città di secondo livello dell’India consente anche alle multinazionali, sia del settore dei servizi che di quello produttivo, di stabilirsi in destinazioni più convenienti.

Secondo l’All-India Survey on Higher Education (AISHE) 2020-2021, le iscrizioni all’istruzione superiore sono aumentate a 41,4 milioni, con una crescita del 7,5% dal 2019-20 e del 21% dal 2014-15.

I selezionatori del personale stranieri devono sapere che Uttar Pradesh, Maharashtra, Tamil Nadu, Madhya Pradesh, Karnataka e Rajasthan sono i primi sei Stati dell’India per numero di studenti iscritti, a testimonianza della base di talenti. Inoltre, i primi otto distretti con il maggior numero di college sono: Bangalore Urban, Karnataka (1058), Jaipur, Rajasthan (671), Hyderabad, Telangana (488), Pune, Maharashtra (466), Prayagraj, Uttar Pradesh (374), Rangareddy, Telangana (345), Bhopal, Madhya Pradesh (327) e Nagpur, Maharashtra (318).

Il tasso lordo di iscrizione (GER) dell’India, che misura il livello generale di partecipazione all’istruzione primaria, primaria superiore e secondaria superiore, è migliorato dal 53,8% nel 2021-21 al 57,6% nel 2021-22. 

Cultura del lavoro da remoto

Con oltre 1,3 miliardi di abitanti, l’India è uno dei principali centri di lavoro da remoto. Il Paese ha una popolazione in rapida crescita e con un alto tasso di alfabetizzazione. Inoltre, è il secondo Paese anglofono al mondo dopo gli Stati Uniti, con circa 128 milioni di persone che parlano Inglese.

Possibilità di assunzione in India

Esistono due alternative principali: costituire un’impresa che fungerà da datore di lavoro o collaborare con un datore di lavoro registrato (EOR), spesso indicato come organizzazione professionale per l’impiego (PEO).

In India, un’azienda che sceglie di lavorare con un EOR ottiene l’accesso immediato a tutte le infrastrutture necessarie per l’assunzione di dipendenti. Gli EOR sono esperti nelle leggi indiane sul lavoro e possono asisstere nella strutturazione di pacchetti salariali e benefit competitivi. Questo approccio riduce anche il rischio di non conformità.

L’opzione alternativa è che l’azienda crei una propria filiale o una consociata in India, assumendosi internamente la responsabilità delle assunzioni e altre responsabilità relative alle risorse umane. Per fondare una consociata in India, è necessario iniziare valutando la normativa specifica del settore. La maggior parte delle aziende internazionali che optano per una società controllata in India, in genere scelgono una società a responsabilità limitata privata o pubblica.

In India, per avviare la creazione della filiale e iniziare ad assumere, sono fondamentali i seguenti prerequisiti:

• Numero Identificativo del Direttore (DIN)
• Certificato di firma digitale (DSC)
• Ragione sociale approvata dal Registro delle Imprese
• Atto Costitutivo e Statuto
• Domanda di registrazione
• Certificato di inizio attività
• Timbro societario
• Numero di conto permanente (PAN)
• Presentazione dell’Organizzazione del Fondo di Previdenza dei Dipendenti
• Registrazione IVA.
• Domanda di assicurazione sanitaria

Inoltre, a seconda del settore o della località, potrebbero essere richiesti permessi o autorizzazioni speciali. Prima di avviare il processo di selezione del personale, è fondamentale che le aziende dedichino il tempo necessario a garantire che tutti i prerequisiti siano soddisfatti.

Stesura del contratto di lavoro

Le imprese di proprietà straniera che assumono dipendenti in India devono prestare particolare attenzione alla ‘Industrial Disputes Act’ e allo ‘Shops and Establishments Act’. Quest’ultima legge disciplina l’orario di lavoro, il pagamento delle retribuzioni, le ferie, i permessi, i termini di servizio ed altre condizioni. In India, oltre alle leggi sul lavoro, ci sono le leggi settoriali, il Companies Act e il Contract Act del 1872 che regolano le condizioni di lavoro. Esistono anche altre leggi su salari e retribuzioni che regolano gli stipendi, i bonus e la parità di retribuzione tra i sessi.

Quando si assumono dipendenti, normalmente si predispone un contratto di lavoro tra datore di lavoro e dipendente. Sebbene i contratti di lavoro in India possano assumere forma scritta o orale, si consiglia vivamente di optare per un accordo scritto evitando così potenziali incomprensioni e controversie. Il modo migliore per farlo è redigerlo insieme a un esperto locale, a garanzia della sua validità e della conformità al diritto del lavoro indiano.

Un contratto di lavoro completo dovrebbe includere i seguenti elementi chiave:

• Descrizione del lavoro e responsabilità: definisce chiaramente il ruolo del dipendente, la qualifica professionale, le mansioni e l’ambito delle sue responsabilità per garantire una comprensione reciproca dei doveri e delle aspettative.
• Periodo di impiego: specifica la durata del rapporto di lavoro, se si tratta di un contratto a tempo determinato, di un lavoro a tempo indeterminato o di un periodo di prova. Per i contratti a tempo determinato, vengono indicate le date di inizio e fine.
• Compensi e benefici: indica lo stipendio o la retribuzione del dipendente, la frequenza dei pagamenti, ed elenca gli eventuali benefici aggiuntivi quali l’assicurazione medica, i contributi al fondo di previdenza, bonus o indennità vari.
• Orario di lavoro: definisce l’orario di lavoro regolare del dipendente, che include dettagli sul numero di ore al giorno, giorni alla settimana e il programma standard di lavoro.

Stipendi e retribuzioni

I datori di lavoro dovrebbero garantire la competitività delle loro strutture salariali all’interno del mercato del lavoro locale, rispettando le normative legali vigenti. La legge sui salari minimi del 1948 impone a tutti i datori di lavoro del settore organizzato di pagare salari che coprano il “costo base della vita” per le categorie di dipendenti specificate nella legge. Il Codice dei salari del 2019 conferisce al Governo Centrale l’autorità di stabilire i salari minimi legali per milioni di lavoratori. L’Equal Remuneration Act del 1976 richiede la non discriminazione nei pagamenti dei salari tra uomini e donne, mentre il Payment of Wages Act del 1936 impone l’erogazione tempestiva dei salari ai dipendenti. Il pagamento di salari inferiori alle soglie minime è considerato lavoro forzato, vietato dal Bonded Labor System (Abolition) Act del 1976.

Quando le aziende definiscono i termini e le condizioni retributive dei loro dipendenti, devono assicurarsi che i contratti di lavoro tengano conto di questi requisiti legali.

In India, la strutturazione dei pacchetti retributivi è un processo complesso a causa delle varie indennità previste in aggiunta alla retribuzione base. Queste indennità a volte possono costituire una parte sostanziale della retribuzione totale di un dipendente, con lo stipendio base che rappresenta il 40% della retribuzione lorda. Alcune di queste indennità includono bonus basati sulle prestazioni, indennità per l’istruzione e l’accoglienza dei bambini, indennità per l’affitto della casa (HRA), per trasporto e telefono, di viaggio (LTA/LTC) e indennità speciali.

Mentre alcune di queste indennità sono imponibili, altre sono esenti da imposte fino a certi limiti. Determinare gli elementi appropriati da includere nel pacchetto retributivo di un dipendente può essere complesso, rendendo attraente, per i datori di lavoro internazionali, l’opzione dell’outsourcing della gestione delle risorse umane per i dipendenti indiani. I dipendenti spesso cercano uno stipendio specifico e un pacchetto retributivo strutturato in modo efficiente dal punto di vista fiscale.

È importante sapere che l’India non ha un salario minimo nazionale, ma dà ai governi locali il potere di fissare tassi salariali minimi. Queste tariffe variano in base alla posizione, al settore, alla natura dell’occupazione e all’età del dipendente.

Imposte e contributi previdenziali

Imposta sul reddito

In India esistono due sistemi fiscali paralleli. Il nuovo sistema semplifica la struttura dell’imposta sul reddito delle persone fisiche eliminando 70 esenzioni fiscali e offrendo aliquote fiscali fisse. Il nuovo sistema funziona in parallelo con il precedente e i dipendenti possono scegliere il sistema che meglio si adatta alle loro esigenze. Entrambi i sistemi fiscali sono progressivi, il che significa che le aliquote fiscali variano in base al reddito di un individuo. Le persone che guadagnano al di sotto di una certa soglia sono esenti dal pagamento dell’imposta sul reddito. Coloro che intendono optare per il vecchio regime fiscale nell’anno d’imposta in corso (2023-24) dovranno completare le attività di risparmio fiscale entro il 31 marzo 2024.

Previdenza sociale

L’India ha un programma di sicurezza sociale gestito dall’Organizzazione del Fondo di Previdenza dei Dipendenti (EPFO). Nell’ambito di questo programma, sia i datori di lavoro che i dipendenti versano contributi all’Employee Provident Fund (EPF), un piano di risparmio previdenziale. A questo fondo contribuiscono prevalentemente i dipendenti, mentre i datori di lavoro sono responsabili dei contributi ad altri tipi di assicurazioni sociali previsti in India.

Contributi del datore di lavoro

• Fondo di Previdenza

Il Fondo di Previdenza è un piano di risparmio pensionistico imposto dal Governo Indiano che richiede sia ai datori di lavoro che ai dipendenti di versare mensilmente dei contributi. Questi contributi ammontano al 12% dello stipendio base, dell’indennità di disoccupazione e della indennità di fidelizzazione del dipendente. Tuttavia, quando l’azienda ha meno di 20 dipendenti o soddisfa condizioni particolari, l’aliquota massima di contribuzione è ridotta al 10% per entrambe le parti. Al momento del pensionamento, i lavoratori hanno diritto a una somma forfettaria che comprende i contributi del dipendente e del datore di lavoro, nonché gli interessi maturati.

• Assicurazione statale

I datori di lavoro con un minimo di 10 dipendenti, o 20 dipendenti in alcuni stati, sono tenuti a versare contributi al fondo di assicurazione statale dei dipendenti. Per i dipendenti il ​​cui salario mensile non supera i 21.000 INR (equivalenti a 285 dollari USA), il contributo del datore di lavoro ammonta al 3,25% dello stipendio mensile del dipendente, mentre il dipendente è tenuto ad un contributo dello 0,75%.

• Pagamento della Gratuity

In India, la Gratuity è una forma di gratifica fornita ai dipendenti che vanno in pensione o lasciano l’azienda dopo un lungo periodo di servizio. Si applica alle imprese che hanno mantenuto una forza lavoro di almeno 10 dipendenti negli ultimi 12 mesi.

Per avere diritto a questa gratifica, un dipendente in genere deve aver completato un minimo di 5 anni interi di servizio con il datore di lavoro, a meno che non sia impossibilitato lavorare a causa di un infortunio o di una malattia.

L’importo della gratifica viene calcolato sommando 15 giorni di retribuzione per ogni anno di servizio e il numero di anni viene poi arrotondato. Ad esempio, se un dipendente ha prestato servizio per cinque anni e sette mesi, ai fini del calcolo della gratuità verrebbero considerati sei anni di servizio.

• Bonus annuali

In India, i datori di lavoro sono legalmente obbligati ad elargire bonus ai dipendenti aventi diritto, secondo il Payment of Bonus Act del 1965. Questo requisito si applica alle aziende con un minimo di 20 dipendenti o alle fabbriche con almeno 10 dipendenti. La legge prevede che il bonus debba essere erogato entro lo stesso anno finanziario.

L’importo del bonus deve essere di almeno l’8,33% ma non superare il 20% dello stipendio o della retribuzione del dipendente, o INR 100, a seconda di quale sia il più alto. Questo bonus deve essere incluso come parte del pacchetto retributivo del dipendente.

Ai sensi dell’articolo 16 della stessa legge, per i primi cinque anni le aziende non sono obbligate a pagare i bonus se non hanno generato profitti durante l’anno finanziario. Tuttavia, dopo i primi cinque anni, l’azienda è tenuta ad erogare i bonus, indipendentemente dalla sua redditività annuale.

La mancata osservanza di questa legislazione potrebbe comportare sanzioni, tra cui la reclusione o una multa fino a 1.000 INR (equivalenti a 13,84 dollari USA).

Congedo di maternità e paternità

La legge sulle indennità per maternità (emendamento) del 2017 si applica alle aziende con più di 10 dipendenti e offre 26 settimane di congedo di maternità retribuito per i primi due figli e 12 settimane per i figli successivi. Le aziende con più di 50 dipendenti devono inoltre fornire servizi di asilo nido. Alcune aziende straniere, come Microsoft e IKEA, hanno introdotto politiche proattive di congedo di paternità concordate bilateralmente, che sono state ben accolte dalla forza lavoro indiana e riconosciute come iniziative positive per le risorse umane.

Prevenzione delle molestie sessuali sul posto di lavoro

Il Governo indiano ha dato priorità alla sicurezza delle donne sul posto di lavoro approvando una legge che impone alle organizzazioni con più di 10 dipendenti di istituire un comitato interno per i reclami, ai sensi della legge sulle molestie sessuali delle donne sul posto di lavoro (Prevention, Prohibition, and Redressal) del 2013 (detta anche PoSH Act).  Tutti i reclami devono essere affrontati e risolti in modo tempestivo.

Per garantire la sicurezza dei dipendenti, le aziende devono sviluppare e comunicare chiare politiche sulle risorse umane. Il personale delle risorse umane deve tenere seminari e programmi di sensibilizzazione per promuovere una cultura del lavoro che favorisca l’equità e la sicurezza di tutti i dipendenti.

In India, i governi statali hanno obblighi di rendicontazione per garantire che le aziende siano conformi ai sensi della legge PoSH.

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