Sous-traiter la Gestion de la Paie et Optimiser ses Activités Commerciales en Inde

Écrit par : Dezan Shira & Associates

Traduit par : Linh Tran Huy

Les petites et moyennes entreprises (PME) en Inde peuvent avoir du mal à suivre l’évolution de la sécurité sociale, des taxes et des normes réglementaires dans le calcul de la paie pour ses employés.

C’est pourquoi il est conseillé de sous-traiter le traitement de la paie (un processus qui mélange ressources humaines et comptabilité) à un fournisseur de services tiers qualifié. Une telle politique libère l’entreprise et lui permet de se concentrer entièrement sur ses fonctions commerciales principales et ses activités lucratives.

Qui devrait sous-traiter la paie?

• Les entrants étrangers dans le marché, peu familiarisé avec les règlementations locales ;
• Les PME ayant un budget trop limité pour un département des RH interne indépendant ;
• Les PME qui souhaitent avoir accès à un logiciel avancé d’automatisation de la paie sans pour autant encourir les coûts associés ;
• Les entreprises en expansion rapide qui doivent gérer leurs temps et ressources intelligemment et se consacrer à leurs principaux objectifs commerciaux.

Pourquoi externaliser le traitement de la paie? 

• Conformité améliorée : l’externalisation de la paie permet une meilleure conformité et surveillance et limite donc les risques associés. Les fournisseurs de services de paie professionnels ont un personnel spécialisé qui se charge du suivi des dernières mises à jour des règles et réglementations aux niveaux de l’État, du fédéral, local et de l’industrie, ainsi que des changements dans les taux d’imposition à la source. Ils calculent l’impôt sur les salaires, les déductions de l’assurance sociale, gèrent les déclarations et les paiements et assumeront le coût des pénalités en cas de calculs incorrects, de sous-déclaration ou de retard de paiement à partir du moment où les informations précises sur le personnel et les fonds sont fournis à temps.

• Simplification au niveau RH : une division interne chargée du traitement de la paie suppose des préoccupations en matière d’effectifs et des coûts de fonctionnement. A l’inverse, les entreprises qui sous-traitent cette composante peuvent rationaliser leur service interne de gestion des ressources humaines afin qu’il puisse se concentrer sur la gestion des relations de l’entreprise avec les employés ainsi que sur des problématiques stratégiques.

• Confidentialité et transparence : plus les employés connaissent les détails relatifs au salaire dans une organisation, plus le risque que ces informations deviennent publiques au sein de l’entreprise grandit. Externaliser le traitement de la paie garantit que les données sensibles restent sécurisées et que seuls les décideurs clés et les cadres supérieurs de l’entreprise connaissent les détails salariaux. La sous-traitance donne également plus de transparence dans le processus de paie – les erreurs peuvent être signalées immédiatement et directement à la direction sans se soucier des complications liées à la structure administrative.

Choisir le bon fournisseur de services 

La gestion de la paie a pris aujourd’hui une fonctionnalité élargie, offrant aux entreprises clientes une gamme de services tout en assurant la distribution et la gestion efficace de la paie, le respect de la conformité et la confidentialité des données salariales. Au cours des dernières années, les entreprises spécialisées dans l’externalisation de la paie investissent dans des logiciels avancés qui leur permettent de produire des rapports aux spécifications exactes requises par les autorités fiscales et les banques. Les petites entreprises ou les entreprises qui sous-traitent la paie peuvent également bénéficier de ce système d’information sur les ressources humaines sans pour autant encourir de coûts directs. Ainsi, bien que la sous-traitance de la paie entraîne une charge additionnelle pour l’entreprise, elle réduit ses responsabilités et ses coûts globaux et s’assure que plus de temps et de ressources soient consacrés à des fonctions commerciales de plus grande importance. Note de l’éditeur: Cet article est une version modifiée de l’original, tiré du numéro du Magazine India Briefing intitulé « Traitement de la paie et la conformité en Inde » où nous discutons du calcul révisé de la paie et de la gratification en Inde, des lois sur la sécurité sociale et des avantages de l’externalisation de la paie.

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